今日、余っているディスプレイをいただいて、私のパソコンがマルチディスプレイで使えるようになりました。オホホ！ ただのOL新入社員なのにこんな便利な環境でいいのでしょうか。
奥深い「Excel道」
前にちらっと言いましたが、今の駒田には営業事務職の方がいないので、事務作業も営業がやっています。
会社員になってから圧倒的に使用頻度が増えたのが、「Excel」です。
大学生の方はExcelをめっちゃ使っていた人もいれば、まったく使ってなかった人もいると思います。
Excelは非常に多機能なので、使いこなせばさまざまな業務を自動化することも可能です。
「こんなやり方があったのか！」と膝を叩くことがたくさんあって楽しい 😉 😉 😉
私の隣に座っている上司のヨコヤマさんは営業部内でも特にMacとExcelの使い方に明るい人なので、私が必死に考えたやり方よりずっと効率的なやり方を見つけてきますが、とても勉強になります。
ヨコヤマさんはよく「毎回作業を力技で2時間かけてするより、1日残業して自動化できるシステムを作って、次から15分で終わらせられる方がいいじゃん」という話をしています。
私みたいな注意力散漫でケアレスミスが超多いマヌケさんは、コンピューターに強くなれば、早くてミスのない作業ができるようになるんだ！ しかも残業も減らせる！
Excel の ちから って すげー ！ ▼
「Excel全然詳しくないけど何ができるの？」と疑問に思っている方のために、私がちょうど今Excelでやっていた作業の一例を紹介します……。（関数とか全然使ってないのでドヤ顔で言うほどのものでもないんですが……）
こちらは届いたメールから作った差出人リストです。（メールアドレスは架空だよ！）
やりたいこと：【差出人などの文字を削除し、アドレスだけにする】
力技でやるならば、一つひとつ手作業で削除しますが、同じ作業の繰り返しなので自動化できるチャンスです。
まずは「区切り位置指定」機能を使って【 < 】より前の文字を削除します。
この機能は「1つのセルに記入されている文字を指定の位置で区切って、2つ以上のセルに分割したい」という状況で力を発揮します。
たとえば「佐藤 太郎」みたいにスペースで区切られている名前を「佐藤」と「太郎」の2つのセルに分けることもできます。
このリストにはすべて【 < 】が入っているため、【 < 】を境に一括で分けることが可能です。
そして「削除する」を選びます。
「完了」をドン！
わー、一気に消えました！ 爽快ですね。
でもまだアドレス末尾に【 > 】が残っていますね。
こちらは「置換」機能で一気に消してしまいましょう。区切り位置指定でもできますが、置換のほうが楽です。
選択した範囲にあるすべての【 > 】を空白に変えるように指定します。
「すべて置換」をクリック！
綺麗に消えました〜😁
今回はデータが少ないので「難しいことやらないで手作業で消したほうがいい」と考える方もいると思います。
ですが、私が今やっている業務では、アドレスが200件くらいあるので、これを手作業でやるのはなかなか骨が折れますよね。
間違って1文字多く消してしまったら大変です。
こういう便利な小技ができると、1時間かかっていた作業をわずか10秒で、しかも正確に終わらせることもできるのです😁
Excel作業にはイマジネーションが必要？
さきほどのデータ、四角の枠の中にバツが書かれた謎の文字がありますよね。〿←これ
あれは「セル内改行」を示す「制御文字」でした。
なんか気持ち悪いのくっついてるけど、これだけ一気に消せないかなと調べたら、「CLEAN関数」で消せることがわかりました。
「こういう結果を出したい」と思ったら、それをGoogleで調べると絶対にやり方が出てくるのですが、ネットに記録してくださった先人に感謝です。
ですから、ソフトウェアの扱い方を暗記するより、どうやったら効率化できるかなーと考える方が大事なような気がしています。
「ここ自動化できそう！」という勘と、「こういう結果になったら楽だ！」という想像力、それから、求めている情報を出せる検索力が大事だと思っています。
「作業は確実にした上で、いかに楽できるか」を考えられるような「優秀なめんどくさがり屋」になるのが目標です（笑）。
「ネ申Excel」にご注意
Excelは表計算ソフトとして色々なことができるのですが、まれにExcelの良さをぶち壊すデータを見かけます（笑）。
さて、ここで問題ですが、皆さんはどちらのExcelファイルが「使いやすい」と思いますか？
どちらも営業部売上を記入した同じデータです。（データとしてあちこちテキトーなのは目をつぶってください）
A
B
正解は……。
Aです！
Bの方が一見見やすくて良さそうに見えますが、これ「再利用できない」んですよね……。
Bは金額にわざわざ手入力で「コンマ」と「円」を書いています。そのまま合計出したらエラーが出ます。
例えば誰かがこのデータを用いてチームごとの年間売上を出したいとか、ノルマ達成率を出したいとか色々考えたとしても、この記述では関数を使って楽することができません……。
こんなExcelファイルを受け取ったら「コノヤロー！」と叫ぶこと間違いなしです。
さすがにここまで極悪非道のファイルはまだ見たことないですが、Excelを文書作成ソフトとして使うケースも多いために、組版感覚で作成したファイルに出会うことも……。
「一度作ってプリントアウトしたらあとは不要」というデータでは問題ないと思うんですけども。Wordで作るより楽ですし。
BのようなExcelを「官公庁Excel」「ネ申Excel」なんて揶揄する人たちもいます。
神を「ネ申」と書くのがポイントです。Excel方眼紙という問題児がいて……。
「見た目がきれいｗｗｗｗ Excelでここまでできるなんて神ｗｗｗｗ」とバカにしている雰囲気を感じますね。
ちなみに、Excelは色々なことができすぎて、VBAだ〜、ユーザーフォームだなんだ〜と高度な機能を使いすぎるあまり、作成者しかわからない&直せないファイルになってしまう…というケースもあるようです。
Excelに詳しい人を「Excel職人」と呼ぶネットスラングがありますが、他に管理できる人がいないのにあまりにも高度なシステムを作ってしまうのもどうなのか？という議論があるとか。
ちなみに駒田にはExcelではないですが、「この仕事この人しかできなくない……？ この人いなくなったらどうなるの……？」というケースをチラホラ見かけます……。
頑張って先輩方のスキルを継承していきたいなぁと思う日々です。
